Teknisk-naturvitenskapelig fakultet har brutt tre lover

0

Det teknisk-vitenskapelig fakultetet (tek.nat) har ifølge studentombudet ved UiS brutt forvaltningsloven, arkivloven og offentlighetsloven. Bekymringer fra studenter og ansatte satte i gang en omfattende granskning av fakultetet.

Tekst: Pernille Sivesind Thomsen. Foto: Pernille Sivesind Thomsen og Lene Borchgrevink.

breddebildeUGYLDIG REGELVERK: Det teknisk-naturvitenskapelige fakultetet har hatt ugyldig regelverk, som har ført til uforutsigbar og ugyldig behandling av søknader.

I en rapport som ble offentliggjort 20. oktober 2015 skriver studentombudet ved UiS, Dennis Aske, at det er avdekket saksbehandling ved fakultetet som er i strid med både forvaltningsloven, offentlighetsloven og arkivloven. Undersøkelsen ble satt i gang i juni 2015 etter studentombudet ble kjent med flere saker der det ble stilt spørsmål til behandlingen av studentsaker.

Alvorlige mangler og feil
Studentombudet peker på manglende journalføring, ugyldig regelverk, manglende kontroll fra ledelsen, uoversiktlig instruksjonsmyndighet, manglende begrunnelser og vurderinger. Rapporten går også inn på at det har blitt gitt uriktige opplysninger, at det er uklare delegeringsbestemmelser og at det er manglende kontrollrutiner på fakultetet.

«Jeg har jobbet på institusjonen i mange år, og dette er ikke den første saken jeg ser som avslører mangelfull saksbehandling, rutiner og regelverk,» Dennis Aske, studentombud.

Fakultetet har brukt regelverk uten hjemmel (forankring i overordnet regelverk), og dermed har studenter fått vedtatt og avslått saker som dermed ikke er gyldige. Det er slike klager som har kommet til studentombudet i forkant av rapporten.

– Dette er nok noe som har skjedd over tid. Det aktuelle regelverket det vises til er datert noen år tilbake i tid. Jeg har jobbet på institusjonen i mange år, og dette er ikke den første saken jeg ser som avslører mangelfull saksbehandling, rutiner og regelverk. Men etter at jeg gikk inn i stillingen som studentombud ble det naturlig å gjøre dette nå, forteller Aske.

I rapporten henvises det til blant annet et vedtak om studiebytte, der en student har søkt om overflytting til et annet studieprogram, og fått avslag. I vedtaket ble det ikke henvist til hvilken hjemmel som ble benyttet, og det ble opplyst om at opptak kun gjøres gjennom Samordna Opptak. Dette er i kontrast til regelverket, og at det finnes søknadsskjemaer for dette som også ble levert inn i denne saken samt at fakultetet har latt studenter bytte linje uten å søke via Samordna Opptak. Den lovpålagte opplysningen om klageadgang ble utelatt, og vedtaket var ikke signert. Senere søkte studenten om studiebytte igjen, og fikk igjen avslag uten gyldig hjemmel. Studentombudet skriver at «det eneste dokumentet som kan indikere en form for saksbehandling, er instituttleders vurdering (ordet «nei») nederst på det innleverte søknadsskjemaet».

Dennis AskeGRANSKET TEK.NAT: Studentombud Dennis Aske satte i gang en granskning av tek.nat som resulterte i en omfattende rapport om fakultetets feil og mangler.

En annen student søkte om utvidet studierett, og fikk avslag. Det ble vist til at studenten hadde brukt sine tre år som tildeles automatisk for alle studenter som tas opp på toårige programmer, og derfor ikke kunne søke om ytterligere studietid. Studentombudet skriver at studenten ble gitt direkte uriktig informasjon, da eksamensforskriften fastslår at man kan søke om en utvidelse på ett år, i tillegg til tildelt studierett på tre år. Det er ikke gitt en begrunnelse eller vist til hjemmel for avslaget, og dette er heller ikke journalført. Etter at studentombudet påpekte manglene, fattet fakultetet et nytt vedtak, som også ble et avslag. Det ble denne gangen vist til riktig hjemmel, men vurderingen var ikke med. I tillegg begrunnes vedtaket denne gangen med at studenten allerede har brukt to innleveringsforsøk på masteroppgaven og derfor ikke får et nytt forsøk. Dette ble heller ikke journalført. Ifølge rapporten viser det studentadministrative systemet at studenten ikke var registrert med noen forsøk. Saken gikk videre til klagenemda. Studentombudet skriver at «det skal særlig påpekes at studenten er gitt direkte uriktige opplysninger, at saksbehandlingen generelt bærer preg av å være meget tilfeldig, og har en grunnleggende mangel på forståelse for de helt grunnleggende prinsippene for saksbehandlingen innen offentlig forvaltning. Til og med i fakultetets uttalelse til klagenemnda gis det også direkte uriktige opplysninger».

Studentombudet fikk også under en telefonsamtale bekreftet at søknadene ble behandlet fortløpende, og ved et senere tidspunkt fikk han også bekreftet at søknadene ble rangert. Studentombudet skriver at «det lot seg imidlertid ikke gjøre å få klarhet i hvordan man behandlet fortløpende og rangerte samtidig. Videre har dekan i regelverket til og med delegert fullmakt til instituttleder til å innskjerpe reglene for skifte av studieprogram».

Dette er to av eksemplene som ble benyttet i rapporten. Studentombudet påpeker også at det har blitt brukt to ulike regelverk på fakultetet, og dermed har det også blitt gitt ulik informasjon til studentene.

Må ordne opp
Studentombudet ferdigstilte rapporten i oktober og sendte den til universitetsdirektør, John Branem Møst. I etterkant har Aske vært i møte med fakultetet for å gå gjennom rapporten, og for å avklare hva som må rettes opp i.

«Jeg opplevde møtet med fakultetet som nyttig og de tok rapporten alvorlig,» Dennis Aske, studentombud.

– Rapporten påpeker en del alvorlige mangler både på kontroll og rutiner ved saksbehandling, prosedyrer og regelverk. Dette må ordnes opp i, og det kan ta litt tid. Jeg opplevde møtet med fakultetet som nyttig og de tok rapporten alvorlig. De så problemstillingene og ville ta tak i det, forteller Aske.

Studentombudet har i ettertid fått tilbakemelding fra Universitetsdirektør, John Branem Møst, om at arbeidet er påbegynt.
Møst forteller at fakultetet ble pålagt å gjennomgå alle de ulike reglene og bestemmelsene som er vedtatt lokalt, med sikte på å forankre alle regler i gjeldende regelverk.

– Dette er de godt i gang med, og det må bli en ny gjennomgang når ny forskrift kommer, sier universitetsdirektøren.

John Branmen MøstINNSTRAMMING: Universitetsdirektør John Branem Møst, forteller at det har blitt satt i gang innstrammingstiltak der regelverket blir fastsatt sentralt. I mars skal en ny eksamensforskrift vedtas i universitetsstyret.

Eksamensforskriften ved UiS er nemlig under revisjon, og Møst forteller at de var klar over at fakultetene på UiS har hatt noe ulik tolkning av regelverket. Det er nå innsatt innstrammingstiltak der regelverket blir fastsatt sentralt. I mars skal en ny eksamensforskrift vedtas i universitetsstyret, og etter dette skal alle regelverk kunngjøres på nettsidene før de er gyldige.

«Det er ikke akseptabelt når feilene blir del av systemet,» John Branem Møst, Universitetsdirektør.

– Når det hele er på plass, ifølge fakultetet, vil det bli en revisjon fra utdanningsavdelingen. I det store bildet gjøres det svært få feil i saksbehandling av studenter. Men det er ikke akseptabelt når feilene blir del av systemet. Det er heller ikke akseptabelt at feil gir forskjellsbehandling. I forbindelse med ny forskrift vil vi også gjennomføre gjennomgang og opplæring med de relevante medarbeidere på alle fakultet, forteller Møst.

Tar tak i problemene
Dekan ved tek.nat, Øystein Lund Bø, forteller at opprydningen er i gang og at rapporten fra studentombudet pekte på konkrete mangler som gjør at dette arbeidet nå går raskere.

– Rapporten peker på noen ting vi ikke var klar over, og sånn sett var det veldig nyttig å få den. Vi har lenge vært klar over at det har vært behov på opprydding i regelverket, men studentombudet peker mer konkret på hva det går i og eksemplifiserer problemstillingene, sier Bø.

«Vi må bare beklage at regelverket ikke har vært gyldig,» Øystein Lund Bø, dekan ved tek.nat.

Dekanen sier at kurs og opplæring av saksbehandlere er ett av tiltakene som nå er i gang samt at nye regelverk er innført. De jobber med å få orden på resten av feilene studentombudet har påpekt.

– Vi begynte med kursing høsten 2015 og fortsetter med dette våren 2016. Studentombudet påpekte i rapporten at det var uklarhet i delegeringsbestemmelser og hvordan vi gir tilbakemeldinger til studentene, og vi jobber nå med dette. Det gamle regelverket for linjeskift som var uklart og ugyldig er kansellert, og dekan har fått midlertidig myndighet til å lage et nytt regelverk som nå er tatt i bruk. Vi må bare beklage at regelverket ikke har vært gyldig. Regelverk for linjeskift, som har direkte med studentene å gjøre, er nå ryddet opp i, forteller Bø.

Studentene som sender inn forespørsler og søknader nå, blir vurdert etter det nye regelverket.

– Men vi går ikke tilbake i tid for å behandle både de som har fått avslag og medhold tidligere. Det ville vært for omstendelig, og jeg tror heller ikke det ville ført til nevneverdig flere medhold for sakene som har vært behandlet, sier Bø.

Både studentombudet og dekan er enige om at denne opprydningsprosessen ikke skjer over natten. Det er mye som skal ryddes opp i, men dekan forteller at i løpet av våren skal de har ordnet opp i det meste.

– Når den nye eksamensforskriften er på plass i mars, vil mye være i orden i forhold til å ha et gyldig regelverk. Men vi skal også følge opp de øvrige punktene som studentombudet har pekt på, og ha opplæring om forvaltningslov, arkivlov, offentlighetslov, etiske retningslinjer og lignende kommer. Vi er i full prosess, og jeg syns det er en del som har blitt ordnet opp i allerede, forteller Bø.

System- og ledelsessvikt
Både studentombudet og dekan ved tek.nat er enige om at ledelsen på fakultetet er ansvarlig for å sørge for at ting går rett for seg under saksbehandlingen, og at regelverk følges samt at dette er gyldig.

– Det er jeg som er dekan som har det overordnede ansvaret for fakultetet. Noen oppgaver er delegert til dekan og noe er videre delegert innen fakultetet. Det er sånn det er i offentlig forvaltning, at oppgaver delegeres til noen du stoler på, og dette fungerer stort sett bra. Men det er selvsagt viktig å ha orden på hvem som har fått delegert de forskjellige oppgavene, sier Bø.

Øystein BøRYDDER OPP: Dekan ved tek.nat, Øystein Lund Bø, forteller at de tar rapporten på alvor og nå rydder opp på fakultetet.

Han forteller at han mener problemet ligger i at ledelsen ikke har sørget for at regelverkene har vært tydelig nok, og at det derfor har vært mangel på konsekvente beslutninger.

– Det har vært litt sånn «snillisme» som har vært der kanskje – at vi ville være greie og tilpasse oss. Men så har vi ikke vært tydelige, konsekvente og forutsigbare nok for studentene, og da har det ikke alltid blitt rettferdig. Studentene har ikke hatt noen særlige ulemper ved dette når det gjelder sluttresultat av behandlingen, men de har hatt en ulempe ved at tilbakemeldingene nok har vært for utydelige. Med et klarerer og mer konsekvent regelverk, så betyr ikke det at flere studenter får medhold i sakene sine, det kan kanskje bli motsatt, men resultatet vil bli mer forutsigbart, sier han.

Studentombudet mener det er en systemsvikt som har forårsaket problemene på fakultetet, og at det burde ha vært bedre kontroll fra ledelsen på dette.

– Dette kan nok enklest forklares som en systemsvikt. Jeg tror delvis at det er en vilje til å få tingene gjort, for det er veldig mange saker som behandles over kort tid, og da kan det lett tenkes at man velger løsninger som fokuserer på å få ting gjort heller enn å fokusere på reglene. Det er også uklarheter med hensyn til instruksjonsmyndighet og ledelseslinjer som kan ha skapt en del usikkerhet. Når man får etablert en praksis og gjør det samme over tid, samtidig som man har et gjennomtrekk av ansatte, blir det nok sånn at det kommer nye inn som læres opp til å gjøre det samme. Det er vanskelig å kritisere dem – de gjør som de blir bedt om. Så det er en svikt i systemet, forteller Aske.

«Vi har ikke klart å lage et tydelig regelverk, og det ligger derfor på ledelsesnivå. Vi vil ikke grave etter syndebukker i systemet, fordi de har forhold seg til et regelverk som ikke har vært gyldig, og det er vårt ansvar,» Øystein Lund Bø, dekan ved tek.nat.

Bø forteller at de var klar over noen av manglene studentombudet pekte på og hadde allerede noen som jobbet med dette, og at manglende oversikt over regelverk var en viktig faktor å se på.

– Det har skjedd en glipp en plass, også kan man skylde det på den ene eller den andre, men det går over manglende oversikt og kapasitet. Det har ikke vært så langt fremme i bevisstheten vår som det burde, sier han.

Dekanen mener ikke at problemet ligger hos den enkelte saksbehandler.

– Vi har ikke klart å lage et tydelig regelverk, og det ligger derfor på ledelsesnivå. Vi vil ikke grave etter syndebukker i systemet, fordi de har forhold seg til et regelverk som ikke har vært gyldig, og det er vårt ansvar, sier Bø.

Konsekvenser for tek.nat
Konsekvensen som både universitetsdirektør, studentombud og dekan ved tek.nat er enige om, er at det skal ryddes opp på fakultetet.

– I aller første omgang er rapporten en konsekvens. Det skal litt til før en slik undersøkelse settes i gang, og det er alvorlig nok i seg selv, forteller Aske.

Studentombudet venter på å få se tilbakemeldingene, før han vurderer hvor veien går videre.

– Jeg må se på tilbakemeldingene før jeg tar stilling til om saken er avsluttet eller ikke. På bakgrunn av den vurderingen vil jeg ta stilling til om jeg vil fatte sak direkte til universitetets-styret. Jeg håper ikke dette blir nødvendig, og ut i fra status nå så ser det ikke ut til å bli nødvendig, sier han.

Kan stole på fakultetet
Studentombudet forteller at det vil skje feil i offentlig forvaltning, ikke bare her, men også andre steder. Han mener det ikke er noen mulighet for å gardere seg helt mot feil i forbindelse med saksbehandling, men at ved å ha gode mekanismer som fanger dette opp vil dette kunne holdes i sjakk. Dette kan gjøres ved at studentene benytter klageadgangen på vedtak de mener er feil, eller også søker bistand hos studentombudet der de føler de har behov for dette.

«Hvis de nå gjør den ryddejobben som må til og viser vilje til å ordne opp, så er det ingen grunn til å tro at man ikke kan stole på fakultetet,» Dennis Aske, studentombud.

– Det er en kvalitetssikring i seg selv. Det er veldig viktig at studentene setter seg inn i reglene og rettighetene de har. Studentene må være klar over at de har rettigheter og det kan lønne seg å gjøre disse rettighetene gjeldende, sier Aske.

Han har god tro på at studentene kan stole på fakultet i fremtiden.

– Hvis de nå gjør den ryddejobben som må til og viser vilje til å ordne opp, så er det ingen grunn til å tro at man ikke kan stole på fakultetet, sier han.

Bø mener det er viktig at de som signerer dokumenter er bevisste på hva de skriver under på, og at det blir klarere regler og retningslinjer på fakultetet. Dette vil hindre at lignende skjer i fremtiden.

– Jeg håper vi klarer å forbedre oss og være mer saklig med regelverk. Jeg håper også at vi blir bedre på veiledning, slik at studentene ikke bare får avslag, men får forslag til løsninger, sier Bø

LEGG IGJEN EN KOMMENTAR

Please enter your comment!
Please enter your name here